Bestellwesen
Das Bestellwesen umfasst alle Aktivitäten, die mit der Anforderung, Bestellung, Überwachung und dem Eingang von Waren und Dienstleistungen verbunden sind. Es ist ein zentraler Bestandteil des Einkaufs und der Beschaffungslogistik.
Bedeutung und Relevanz
- Sicherung der Materialversorgung:
- Ein effizientes Bestellwesen gewährleistet, dass die benötigten Materialien und Dienstleistungen rechtzeitig und in der richtigen Menge zur Verfügung stehen.
- Kostenoptimierung:
- Durch den Vergleich von Angeboten, die Verhandlung von Konditionen und die Optimierung von Bestellprozessen können Kosten gesenkt werden.
- Bestandsmanagement:
- Das Bestellwesen ist eng mit dem Bestandsmanagement verbunden und hilft, Überbestände und Fehlmengen zu vermeiden.
- Lieferantenbeziehungen:
- Ein professionelles Bestellwesen fördert gute Beziehungen zu Lieferanten und sichert langfristige Partnerschaften.
Elemente des Bestellwesens
- Bedarfsermittlung:
- Feststellung des Bedarfs an Waren und Dienstleistungen.
- Lieferantenauswahl:
- Auswahl geeigneter Lieferanten auf Basis von Kriterien wie Preis, Qualität und Lieferzuverlässigkeit.
- Bestellanforderung:
- Interne Anforderung zur Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen.
- Bestellung:
- Formale Aufforderung an einen Lieferanten zur Lieferung von Waren oder Dienstleistungen.
- Bestellüberwachung:
- Verfolgung des Bestellstatus und Sicherstellung der termingerechten Lieferung.
- Wareneingang:
- Prüfung der gelieferten Waren auf Menge, Qualität und Übereinstimmung mit der Bestellung.
- Rechnungsprüfung:
- Vergleich der Rechnung mit der Bestellung und den Lieferscheinen.
- Lieferantenbewertung:
- Bewertung der Lieferantenleistung zur Optimierung der Zusammenarbeit.
Prozess des Bestellwesens
- Bedarfsplanung:
- Prognose des zukünftigen Bedarfs.
- Lieferantenmanagement:
- Pflege der Lieferantenstammdaten und Aufbau von Lieferantenbeziehungen.
- Bestellabwicklung:
- Erstellung und Übermittlung von Bestellungen.
- Wareneingang und -prüfung:
- Kontrolle der gelieferten Waren.
- Rechnungsprüfung und -zahlung:
- Abwicklung der Zahlungen an die Lieferanten.
- Analyse und Optimierung:
- Auswertung der Bestellprozesse und Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.
Besonderheiten in der Gastronomie
- Kurze Beschaffungszyklen:
- Aufgrund der Verderblichkeit vieler Produkte sind kurze Beschaffungszyklen erforderlich.
- Hohe Anforderungen an Frische und Qualität:
- In der Gastronomie ist besonders auf die Frische und Qualität der verwendeten Produkte zu achten.
- Saisonale Schwankungen:
- Die Bestellungen müssen an die saisonale Verfügbarkeit von Produkten angepasst werden.
- Just-in-Time-Lieferungen:
- Um Lagerkosten zu minimieren, werden oft Just-in-Time-Lieferungen angestrebt.